Корпоративното планирање претставува систематски и организиран начин да се предвиди иднината.
Согласно на тоа, во изработката на своите планови, менаџерите мора да ги земат предвид големиот број на фактори кои влијаат на иднината. Внатрешни и надворешни, контролирани и неконтролирани, економски и неекономски.
Факторите кои ќе бидат земени предвид во менаџерските планови имаат најразлична природа. Може да започнат од општите фактори на кои компаниите обично немаат сериозно влијание и контрола – економската состојба во државата, платежната способност на населението и таргет групата, општествено политичката стабилност, финансиската стабилност на домашната и меѓународната економија. Доколку се предвидува заострување на економската криза и влошување на економските параметри во вашата држава не е баш разумно, да се испланира – зголемување на волуменот на продажбата, прометот и добивката пред оданочување. Ако очекувате сериозен пад на прометот како резултат на економската рецесија, не е најразумен потег да испланирате почеток на масивна инвестиција за зголемување на производството во вашата компанија.
Екстерните фактори, не мора секогаш да имаат негативно влијание врз вашите цели и таргети. Во одредени ситуации тие може да бидат и голема можност и потенцијал за компанијата. Така на пример, ако државата донесе закон за задолжителна едукација на вработените лица во сите компании, како менаџер на консалтинг фирма можете да предвидите пораст на продажбата, прометот и финансиските резултати. Вашата обврска во процесот на планирање е да го препознаете потенцијалот кој оваа владина одлука го генерира на пазарот и да ги предвидите мерките, инструментите и активностите со кои ќе и пристапите на новонастанатата ситуација и ќе го искористите нејзиниот потенцијал. И што е најважно, вашата анализа и согледувања треба да ги споделите со вашите вработени и да изградите заеднички став врз база на кој организирано и тимски ќе ги спроведувате вашите активности во следната година. Добро креираните планови ги мобилизираат работниците и го извекуваат максимумот од нивните креативни и физички потенцијали.
Во процесот на планирање, неретко менаџерите прават и сериозни грешки кои директно влијаат на деловното работење на компанијата. Што треба да направите за да ја елиминирате или намалите опасноста од грешки во процесот на планирање?
- Инволвирајте ги вашите соработници. Работниците, особено менаџерите од пониските хиерархиски нивоа сакаат да влијаат во донесувањето на одлуките во компанијата во која работат. Тие сметаат дека знаат најмногу за природата на нивната работа, најдобро ги познаваат клиентите, нивните барања и очекувања, го познаваат пазарот и случувањата, ги познаваат работниците и нивниот потенцијал, па согласно тоа сакаат да бидат инволвирани и во најмала рака консултрани во процесот на планирање. Доколку процесот на планирање го спроведува врвното раководство без да ги консултира менаџерите од пониското ниво и донесените заклучоци ги достави во форма на инструкции и директиви, голема е опасноста дека резултатите нема да бидат остварени. Менаџерите нема да го чувствуваат планот како свој. Ќе го прифатат со голема доза на резервираност, скептичност и незадоволство. Може дури да бидат и негови целосни противници. Во најлошата варијанта, менаџерите од пониското ниво може да застанат на страната на работниците и наместо да ги стимулираат за максимални остварувања, согласно планските инструкции да генерираат незадоволство, револт, одбивност кон врвното раководство. Постои и уште една можност за грешка. Правејќи ги своите планови врвните менаџери може да ги немаат сите неопходни информации за случувањата во компанијата и надвор од неа, и да направат порестриктивни проекции кои нема да ги извлечат максималните перформанси од работниците и нема да ги стимулираат за дополнителен ангажман и врвност во извршувањето на задачите. Затоа, планирањето треба да потекне од пониските хиерархиски слоеви во организациската шема, наместо најчестите примери на планирање кое се прави од горе надолу.
Се разбира, тоа што барате процесот на планирање да започне од пониските хиерархиски нивоа, не значи дека треба да ги прифатите сите плански проекции на вашите менаџери. Изготвувањето и усвојувањето на планот треба да биде интерактивен процес на комуникација, споделување на извештаи, репорти и информации во двете насоки (од горе надолу и обратно) и активен процес на преговарање во кој врвниот менаџмент има обврска да генерира win win ситуација за сите. Да се усвојат плански проекции кои ќе бидат реални, остварливи но и стимулативни. Доколку таргетите не се остварливи – работниците веднаш ќе ги отфрлат, а ако истите не се стимулирачки, работниците ќе ги извршуваат своите работни активности дозирано, безбедно и во обем потребен да се остварат таргетите. Ништо повеќе од тоа. Затоа и овој процес треба да предвидува силни преговарачки способности на менаџерите, темелно анализирање на ситуацијата и коректно предвидување на иднината.
- Избегнете го бирократизирањето на процесот. Планирањето честопати се претвора во административно бирократска обврска. Менаџерите креираат масивни, апстрактни планови со огромен број на страници, стотици графици, табели и аналитички прикази кои подоцна ќе се пренесат и на страниците на power point презентациите пред врвниот менаџмент. Не смеете да дозволите да се разводни значењето на планирањето. Во него не треба да се докажуваат личните познавања на менаџерите и нивните асистенти од апликативните софтвери и програми со кои би ги исполнувале и шминкале страниците на извештајот за планирање, туку треба да се покаже јасниот, практичниот, едноставниот и краткиот преглед на проекцијата на иднината. Да се идентификуваат состојбата, можностите и опасностите во идниот период, да се препознаат најзначајните фактори кои може да имаат влијание на компаниските перформанси, да се алоцираат неопходните ресурси и да се дефинира начинот на кој треба да се стигне до посакуваната и проектирана цел. Јасно, концизно, прецизно. За да ја остварите вашата цел, водете со вашиот пример. Креирајте урнек, примерок, темплејт. Доставете им го на вашите менаџери и соработници. Укажете им на природата на извештаите кои од нив ги очекувате. И пред се, потенцирајте ги суштината и значењето на планот. Тоа не е административно бирократска обврска направена да ги малтретира менаџерите, туку обид на систематски и организиран начин предвиди иднината и фокусира компанијата кон нејзино моделирање и остварување.
